Cela parait presque trop évident, mais c’est malheureusement sur ce point que de nombreux projets échouent : la gestion de projet demande de la méthode et ne doit pas être prise à la légère.
Piloter différents projets est une des composantes essentielles de la stratégie d’une entreprise. Ils permettent la mise en place d’une organisation efficace et performante ou d’outils nécessaires à l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Une méthode de gestion de projet fait donc partie intégrante d’une vision stratégique de l’entreprise. Ainsi, lorsqu’on parle de transformation digitale ou organisationnelle des entreprises, il s’agit d’un projet, qui doit être mené à bien pour obtenir les résultats de croissance attendus.
Une conduite de projet accompagnée d’une organisation dédiée et d’une méthode est l’assurance de résultat et de performance. Toutefois on constate que de nombreux projets échouent encore faute de méthode, alors que leur succès aurait pu être un levier de croissance. Découvrez nos 5 conseils de gestion de projet pour reprendre un projet en main ou le lancer sur des bases solides.
Trop de projets échouent faute de méthode
La gestion de projet s’entend comme un ensemble de tâches ayant pour but d’organiser le bon déroulement d’un projet et d’atteindre les objectifs qu’il vise. Ainsi, par définition, la gestion de projet nécessite l’application de méthodes et d’outils à chaque étape. Ceci depuis la définition d’un besoin qui va déclencher l’existence du projet jusqu’à l’achèvement de celui-ci qui va permettre d’obtenir les résultats attendus.
Un projet répond à un ou plusieurs objectifs et recouvre donc 3 aspects
C’est le fameux triptyque “coût, qualité, délai” dont le respect final est synonyme d’une bonne méthode de gestion de projet.
La stratégie d’une entreprise se construit par l’aboutissement de projets. La gestion de projet est donc un élément essentiel de sa croissance et sa performance. Malheureusement l’étude du Standish Group, Chaos Manifesto, montre que de nombreux projets échouent encore aujourd’hui, faute de méthode.
Elle indique que seulement 39% des projets aboutissent en étant livrés dans les délais, dans le respect du budget et avec les caractéristiques techniques et fonctionnelles requises. 18% des projets échouent ou sont annulés avant d’être livrés. Enfin, 43% des projets sont livrés, mais ne respectent pas au moins l’une des exigences de coût, de qualité, ou de délai. Ils sont livrés avec du retard, un dépassement de budget ou des fonctionnalités manquantes. On peut donc considérer que plus de la moitié des projets analysés par l’étude échouent.
Un projet, c’est avant tout un objectif, de la méthode et des équipes. Son échec ne peut pas seulement être imputé à un manque d’implication des équipes. Parfois, malgré l’investissement, le résultat peut être décevant et induit alors un cercle vicieux de démotivation et démobilisation des équipes projet. Il n’est toutefois jamais trop tard pour reprendre en main un projet bloqué et intégrer une méthode efficace de gestion de projet.
5 conseils pour réussir vos projets
1. Impliquer le management dans la gestion de projet
La gestion de projet est un pilier de la gouvernance de l’entreprise. Ainsi le management doit être impliqué en amont du lancement. Sans cela, le projet risque d’être bloqué, car il doit correspondre à la vision stratégique de l’entreprise pour perdurer. Aussi il faut identifier un sponsor qui pourra soutenir la réalisation du projet et le défendre à chaque étape. Un comité de direction efficace dans la prise de décisions et les arbitrages du projet est une garantie de son succès.
2. Mobiliser les collaborateurs
Un projet, c’est surtout la contribution d’une équipe. Il est donc primordial de constituer une équipe dédiée au projet avec une organisation propre et en lien directe avec le sponsor. Une fois les collaborateurs essentiels impliqués, notre conseil est de s’assurer de l’adhésion de l’équipe pour qu’ils en deviennent les ambassadeurs. Tous les contributeurs doivent maitriser l’objectif du projet et les raisons de son lancement.
Qu’il s’agisse de faire adhérer le management ou les équipes contributrices, l’accompagnement d’un consultant en gestion de projet peut être un atout. Il apportera un regard extérieur aux acteurs clés et permettra d’éviter de rencontrer des blocages internes.
3. Cadrer, planifier et rythmer sa gestion de projet
Le cadrage et la planification sont deux outils majeurs de la bonne conduite de projet. Sans cela, on prend le risque de se retrouver au cœur du projet sans savoir qu’elle sera la prochaine étape ou surmener l’équipe projet qui va s’épuiser et se démobiliser. Le terrain est alors propice à un projet bloqué ou abandonné. Notre conseil est de cadrer l’organisation de la gestion de projet envisagée, avec les étapes, les résultats intermédiaires attendus et les délais associés. Plus le chemin sera clair, plus l’équipe sera performante. Il s’agit du meilleur outil pour pouvoir animer le projet au bon rythme tout au long de son déroulement.
C’est une des compétences que peut apporter un cabinet de conseil. Il va pouvoir accompagner l’entreprise, notamment une PME, dans la définition des étapes de planification du projet. Y compris lorsque celui-ci est bloqué.
4. Adapter ses outils de gestion de projet
Avec une bonne méthode de gestion de projet doivent venir les bons outils. Il est essentiel d’adapter ses outils et ses réunions aux enjeux du projet. Le risque d’outils ou de réunions de pilotage sur ou sous-dimensionnés c’est d’abord une déperdition d’énergie. Pire, ils peuvent faire passer plus de temps à réaliser des comptes rendus ou des mises à jour de planning qu’à se consacrer aux tâches du projet ! Il est donc primordial d’adapter ses outils de suivi : la base se compose d’un planning, d’un plan d’action et de relevés de décisions. Par ailleurs, il est possible d’utiliser des outils partagés, en ligne, collaboratifs et transparents au sein de l’équipe projet. On peut citer Trello, Planner, Teams ou encore Google Drive.
Un consultant Chef de projet ou AMOA apportera toute son expertise sur l’utilisation d’outils performants, mais adaptés. Il pourra former les équipes à leur bonne utilisation pour la conduite ou la reprise du projet.
5. Désamorcer les conflits
Tout projet comporte son lot d’imprévus, obligeant parfois à des arbitrages. Cela peut susciter des incompréhensions, voire des conflits. Il est donc impératif de les désamorcer avant qu’ils ne bloquent complètement le projet. Pour cela, il faut mettre en place une méthode de détection des signaux faibles et suivre l’évolution du fameux “coût, qualité, délai”. Puis, il faut échanger avec les équipes dès que ceux-ci apparaissent. Le sponsor du projet peut également être saisi, pour éviter l’intensification de zones de flou ou l’envenimement de conflits. Si le projet se trouve bloqué pour ces raisons, l’accompagnement extérieur d’un cabinet de conseil en stratégie peut être un levier pour le remettre sur les rails.
En savoir plus
Qu’est-ce qu’un projet ?
D’après l’afnor ( X50-115) issue de la norme ISO 10006-1997 : » un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques «
Qu’est-ce que la gestion de projet
La gestion de projet réside en l’organisation des plans, des objectifs, des jalons et des livrables du projet, ainsi qu’en la gestion du personnel, des deadlines et des budgets pour assurer le succès du projet.
Quelles sont les étapes de la gestion de projet ?
1 – Phase d’avant-projet ou de cadrage : consiste en la partie en amont du projet qui est constitué de l’analyse, la formalisation et de sa planification. C’est le commencement du processus impliquant la validation de la demande et l’ajustement du projet dans les faits les plus importants.
2 – Conception : il s’agit de la définition et de préparation des travaux à venir (création des équipes, création des plannings, caractérisation des ressources, etc.).
3 – Exécution : Mise en œuvre de ce qui a été vu auparavant pendant les séances de travail, les réunions regroupant les acteurs du projet, des validations intermédiaires, de la communication, de la conduite des changements…
4 – Clôture : moment de faire le bilan et de tirer le meilleur parti de l’expérience gagné dernièrement.
Qui sont les intervenants dans une gestion de projet ?
Chefs de projets, sponsor projet, membre de l’équipe, clients et parties prenantes sont les principaux acteurs impliqués sur un projet. Ces personnes travaillent main dans la main afin d’atteindre les objectifs fixés dans le cadre de la réalisation du projet.
Aussi bien internes, qu’externes à l’entreprise (fournisseurs, prestataires, indépendants, clients), les acteurs dépendent notamment de la complexité et de la taille du projet, des ressources disponibles et des compétences requises.
Les acteurs du projet sont généralement divisés en deux groupes :
D’une part, l’équipe projet rassemble des personnes qui travaillent activement sur le projet : chef de projet et les membres de l’équipe de projet.
D’autre part, les parties prenantes sont constituées des membres qui ont un intérêt direct ou une influence sur le projet. Cela inclut généralement les clients et les utilisateurs finaux.
Quels sont les différentes méthodes de gestion de projet ?
S’organiser en mode projet est un bon moyen d’aider votre équipe à suivre toutes les tâches à réaliser pour répondre aux besoins d’un projet dans les temps impartis.
L’organisation en mode projet est un excellent moyen d’aider votre équipe à suivre tout le travail qui doit être fait pour répondre aux besoins du projet à temps.
Compte tenu de sa portée, il existe de nombreux types, méthodes et approches de gestion de projet. Ci-dessous les plus courantes :
La méthode AGILE : La méthodologie agile est une forme de Lean management attribuée à la gestion de projet. Populaire auprès des équipes produits, d’ingénierie et développement logiciels. La gestion de projet AGILE repose sur un développement constant de l’équipe, une grande flexibilité dans la réponse au changement, des processus répétitifs et une évolution graduelle. Les structures Agile les plus populaires incluent Scrum et Kanban.
Modèle en cascade ou « Waterfall » : ici, les tâches se succèdent de manière linéaire. Dès qu’une tâche se termine, il est temps de passer à la tâche suivante. Ce modèle se compose de six phases :
– exigences
– analyse,
– conception,
– mise en œuvre,
– vérification et mise en service.
Ce modèle est particulièrement utile pour les projets avec des livrables et une portée spécifiques, car il a tendance à être moins flexible dans le temps que d’autres méthodes de gestion de projet.
La méthodologie PRINCE2 : PRINCE2 est l’abréviation de « PRojects IN Controlled Environments » (projets en environnements contrôlés). La méthodologie de gestion de projet PRINCE2 divise les projets en sept processus : élaborer le projet, diriger le projet, initialiser le projet, contrôler une séquence, gérer la livraison du produit, gérer une limite de séquence et clore le projet.
Méthodologie PRINCE2 : PRINCE2 est l’abréviation de « PROjects IN Controlled Environments ». La méthodologie de gestion de projet PRINCE2 décompose les projets en sept processus.
– Créer un projet,
– diriger un projet,
– engager un projet,
– contrôler la séquence,
– gérer la livraison du produit,
– gérer la limite de la séquence
– et fermer le projet.
Critical Path Method (CPM) et PERT (Program Evaluation and Review Technique) : C’est dans les années 1950 que ces deux méthodes de gestion de projet sont nées. Elles soumettent un algorithme afin de d’esquisser un chemin critique souhaité entre des taches complexes connectées les unes aux autres dans des délais bien définis. Cela permet aux équipes de déterminer les activités
interdépendantes qui prennent le plus de temps. La méthodologie PERT quant à elle, a été développée pour aider les équipes à identifier le chemin critique lorsque le calendrier et les délais sont ne sont pas connus. Par conséquent, le chef de projet identifie toutes les tâches à effectuer (pas seulement le chemin critique) afin que la durée globale minimale du projet puisse être déterminée.
