Booster vos projets et vos équipes avec l’intelligence collective

Vous connaissez (peut-être un peu trop) l’expression « Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin », vous comprenez sans doute l’intérêt de travailler en équipe pour plus de succès et de réussite.

Mais pourquoi parle-t-on d’intelligence collective ?

Parce qu’il s’agit d’autre chose que l’intelligence individuelle et que la somme de ces intelligences. Il s’agit en effet de la capacité à collaborer pour réussir ensemble ce que les individus ne parviendraient pas à réaliser seuls. C’est une méthode de management réunissant des individus qui ont chacun des connaissances partielles sur un sujet et sur leur environnement. Elle s’appuie sur des principes de fonctionnement simples : respect de règles communes, développement du lien social et partage de l’information. Elle a pour mission de mettre en commun le savoir, la capacité de réflexion et les compétences d’un groupe de personnes afin de résoudre des problèmes ou d’atteindre des objectifs partagés.

Contrairement aux idées reçues, l’intelligence collective ne se décrète pas, elle a besoin d’un cadre et des conditions d’une collaboration efficace et consciente.

Réunir des participants dans une même pièce pour une réunion ; Un Comité de Direction qui doit prendre des décisions ; Des collaborateurs qui travaillent ensemble dans le cadre de leur activité… Ce n’est pas toujours de l’intelligence collective, surtout si certains parlent plus, ou plus fort, que les autres. Dans ces exemples, il peut s’agir d’addition d’intelligences individuelles, on construit quelque chose sur une base 1+1=2. Le fruit de la synergie de l’intelligence collective permet de poser 1+1 = 3 (ou n) c’est-à-dire que le résultat est différent et rend possible ce qui est impossible à faire seul, à identifier ou imaginer seul. Ces connaissances complétées les unes aux autres forment quelque chose d’inattendu et bien supérieur à la somme des intelligences. 

Et en pratique, on fait quoi en intelligence collective ?

Cela peut vous aider dans beaucoup de situations et cela apportera de la richesse à votre équipe. Vous pouvez utiliser l’intelligence collective au quotidien sur vos projets avec vos équipes pour :

Construire l’équipe (pas dans le sens créer mais réunir/définir le cadre commun):

• Utilisez des Ice-breakers pour apprendre à se connaître (ex : cercle des prénoms, réseau social papier, jeu du Picasso dans le sac pour le côté créatif).
• Créez le blason collectif et les règles du jeu ou la charte de bon fonctionnement d’une équipe.

• Exprimez vos défis/challenges de la semaine et vos pépites.
• Prenez note des attentes de chacun et de leurs besoins (parking des attentes : post-it au paperboard).
• Utilisez le ROTI (Return On Time Invested = note de “retour sur le temps investi”) pour vérifier que la réunion a été utile à tout le monde et identifie éventuelles améliorations.
• Donnez un rôle à chaque participant d’un atelier : facilitateur, scribe, pousse-décision, time keeper.
• Faites voter sur les décisions à prendre.

Organiser des brainstormings pour approfondir un sujet ou répondre à une problématique :

• Utilisez le diagramme des affinités ou technique métaplan pour organiser les idées et faciliter la prise de décision.
• La méthode des 5 Pourquoi ? vous permettra de préciser une problématique.
• Dans le même genre, le diagramme d’Ishikawa ou en arrêtes de poisson, permet de trouver les causes racines d’un problème qui, avec un visuel simple mais sympathique pourra dédramatiser et rendre ludique l’exercice.
• L’atelier des 6 chapeaux de Bono est un très bon stimulateur d’idées également car il impose des contraintes aux participants en leur donnant un chapeau de couleur associé à un trait de caractère : blanc (neutralité), rouge (émotion, passion, ressenti), noir (prudence et critique négative), jaune (optimisme, critique positive), vert (idées, partage), bleu (organisation). Cela permet d’éviter la censure d’idées surprenantes ou dérangeantes qui peuvent conduire à une idée nouvelle et réalisable une fois retravaillée.
• Dans le même esprit, Walt Disney utilisait une méthode similaire pour challenger et faire émerger de nouvelles idées en prenant tour à tour des angles de vue différents : rêveur, réaliste, critique. Cette méthode peut être très efficace en atelier.

Designer un produit/une innovation, un nouveau service, un nouveau processus :

• Dessinez le parcours du client/utilisateur : User-story mapping.
• Comprenez votre client et ses besoins : Persona, empathy map.
• Utilisez l’outil business model canva pour définir votre nouveau business model incluant de nouvelles offres.

Définir une vision :

• Projetez votre équipe sur la réussite de votre projet et décrivez ce que vous souhaiteriez collectivement voir apparaître sur la une d’un magazine (cover story).
• Imaginez votre projet, un nouveau service, votre ambition à l’aide du prototypage (ou maquette en Lego).
• Partagez une vision d’une cible idéale, accrochez la au mur et mesurez collectivement l’écart par rapport à la situation actuelle (le futur idéal).

Et vous pouvez aussi résoudre des conflits et des problèmes de convergence (consensus), booster un processus créatif, animer des débats (bocal à poisson), vous concerter, prioriser et décider, animer de grands groupes (World Café), … Tous les exemples cités ci-dessus et pour chacun, les méthodes et les résultats obtenus ont grandement plu aux participants, ont fait surgir l’enthousiasme et ont toujours facilité mes projets.

Mais attention, le processus d’intelligence collective ne s’improvise pas, une préparation est nécessaire et ne doit pas être négligée

Tous ces exemples de mises en pratique de l’intelligence collective peuvent être utilisés indépendamment pour des ateliers courts pour répondre à un besoin à un moment donné de votre projet. Ils peuvent également répondre à des objectifs lors d’un séminaire qui doit être préparé à l’avance (en plusieurs itérations) avec le sponsor du projet. Ils répondent à des besoins et ne peuvent arriver « comme un cheveu sur la soupe ». Il est indispensable de construire le conducteur de la journée en prévoyant ces temps collectifs dans la logique du séminaire et par rapport à une intention. En général et pour faire simple, on pose un constat, on partage des éléments, on pose une question/une intention qui fait naître une multitude d’idées, d’actions et concrètement de post-its. C’est la phase de divergence. On analyse ensuite toute cette production dans une phase d’émergence où l’on explore et réfléchit ensemble, puis on converge vers un plan d’actions commun ou une production commune qui permettra à tous de s’aligner sur un livrable en fin de séminaire.

Et si vous y prenez goût et souhaitez aller plus loin pour développer l’intelligence collective de vos équipes ou de votre entreprise ?

Adoptez une posture de facilitateur. Le facilitateur est neutre, il n’est pas un sachant (sauf pour les processus collaboratifs). Il doit être présent et absent à la fois, il n’est plus le chef de projet (ou le poste qu’il occupe au quotidien), il endosse une nouvelle cape qui comprend de nouveaux rôles :

Architecte, il construit le fil conducteur au regard de la situation et de la finalité demandée.
Créatif et ingénieur, il analyse le contexte, prend en compte les contraintes, conçoit ces ateliers, teste, assemble, réalise des plans, des modèles pour délivrer le cadre.
Gardien du temps et du cadre, il est mené par l’atteinte de l’objectif et se doit d’être ferme pour que le chrono et le cadre (méthodes, règles du jeu) soient respectés.
Chauffeur de salle, il doit être dynamique pour donner le ton et booster le groupe sans pour autant jouer l’animateur télé ou le clown. Il est aimable et bienveillant. Il doit néanmoins rester discret lorsque tout se passe bien pour ne pas déranger le processus créatif du groupe.
Guide, il amène le groupe vers son objectif.
Accoucheur ou journaliste, il pratique l’écoute active, pose des questions et pousse le groupe à avancer dans ses idées.
Enfin, il doit être souple voire acrobate pour néanmoins être capable de s’adapter en temps réel car son déroulé d’atelier ne doit pas être rigide.

L’intelligence collective peut s’inviter dans tous types de structures : PME, ETI, grandes entreprises… Quelque soit la taille ou le secteur d’activité de l’entreprise, vous, Chef de projets, consultants, responsables d’équipe…, pouvez mettre en place cette démarche. Encore faut -il se sentir à l’aise et capable de se lancer.

Chez Référence STEP, nous saurons vous accompagner dans l’exploitation collaborative de vos équipes ou l’animation collective de vos codirs. Nous vous accompagnons dans vos pratiques managériales. Nos experts interviennent régulièrement auprès de comité de direction pour les aider à trouver des solutions grâce à l’intelligence collective, par exemple pour co-construire une vision stratégique et une trajectoire, définir ensemble un plan d’action, décliner collectivement les valeurs de l’entreprise au travers des pratiques managériales ou encore faciliter le rapprochement de deux entreprises.