Mettre en place un nouvel ERP nécessite des compétences métiers…mais pas que ! Pour mener un projet SI à son terme, il est essentiel d’avoir un pilotage de projet méthodique et une véritable conduite du changement. Au risque sinon de mettre en péril l’aboutissement du projet.
C’est dans ce contexte que cette entreprise de négoce agricole a fait appel aux experts de Référence STEP. Confronté à un projet SI en souffrance, l’urgence était de retrouver la maitrise de la gestion du projet et le mener à son terme avec succès.
Comment remettre sur les rails un projet SI en souffrance ?
Découvrez le retour d’expérience avec les experts de Référence STEP.
Mener un projet SI en souffrance …
C’est dans l’objectif d’accompagner sa croissance que cette entreprise de négoce agricole a décidée en 2019 de mettre en place un nouvel ERP. Lancé en interne et piloté en collaboration avec un intégrateur, le projet a démarré avec la rédaction d’un cahier des charges puis le choix d’une solution logicielle.
Mais après plusieurs mois, le constat est inquiétant : le projet stagne, les intervenants et les membres du codir manquent de visibilité, le projet n’est pas suivi et ne dispose pas de reporting clair, les key-users sont peu accompagnés… En parallèle, les besoins sont difficiles à appréhender, malgré de nombreux ateliers de conception déjà menés, et la prévision de nombreux développements spécifiques.
L’équipe de Référence STEP a alors été sollicitée pour reprendre en main le pilotage du projet.
Une intervention en « mode pompier »
Face à cette urgence, Référence STEP a délégué rapidement, au sein de cette entreprise, l’un de ses experts en pilotage de projet SI. C’est avec un suivi hebdomadaire et une présence de 2 à 3 jours par semaine (adapté selon les étapes et les besoins liés aux phases du projet) que notre experte est intervenue pour reprendre en main la gestion du projet, en plusieurs étapes.
1. Une première phase d’état des lieux
- État des lieux au niveau du Copil, de l’intégrateur et des key-users
- Diagnostic
- Reprise de tous les éléments liés au projet
- Point d’avancement sur ce qui a été livré, sur ce qui reste à livrer et sur la soixantaine de spécifications en cours
2. La reprise du projet à partir de la phase de conception
- Mise en place de rituels avec les key-users
- Mise en place de comités métier par domaine, comités de pilotage (DG, DAF, DRH, DSI), et comités avec l’intégrateur
- Définition d’un nouveau planning avec la mise en place de nouveaux objectifs et jalons
- Pilotage global dans la durée avec des indicateurs (phase, développement, recette, améliorations, bascule vers le nouveau système)
- Mise en place d’ateliers de tests avec les équipes
- Organisation de la formation des collaborateurs avec la reprise des processus complets
- Accompagnement au changement, incluant l’analyse du mode de fonctionnement et l’anticipation des besoins des équipes après la bascule.
Référence STEP fait partie du Groupe Référence, qui accompagne les entreprises dans leur croissance, dans leur structuration et leur transformation.
Au sein du Groupe Référence, des communautés d’experts apportent leur savoir-faire aux entreprises françaises en intervenant à leur côté en Temps Partagé Augmenté. DSI, DMD, DAF et DRH se mobilisent et associent leurs expertises au service de la performance.
Au-delà de Référence STEP, cet acteur du secteur de le négoce agricole a ainsi pu accéder à des expertises complémentaires. Confronté au départ de son DAF en pleine reprise du projet ERP, le Groupe Référence a pu mettre à sa disposition un DAF de transition (Référence DAF) sur une durée de 6 mois.
Un Directeur marketing et digital (Référence DMD) intervient également pour les accompagner dans la réalisation du cahier des charges, de l’appel d’offre et le pilotage de leur projet e-commerce et extranet.
